Qu’on l’appelle « protecteur du citoyen » ou « ombudsman », le rôle du titulaire d’un tel poste, au sein d’une organisation gouvernementale, est essentiellement le même soit d’intervenir, en dernier recours, pour assurer la bonne gouvernance administrative et corriger les situations qui portent préjudice aux droits des citoyens. Certains gouvernements utilisent également le titre de « médiateur ».
La juridiction du titulaire d’un tel poste, de même que ses limites, varient non pas en fonction du titre du poste mais plutôt en fonction de l’organisation à l’égard de laquelle il exerce son mandat. À titre d’exemple : le Protecteur du Citoyen du Québec peut intervenir à l’égard des services rendus par les employés ou mandataires du gouvernement provincial alors que l’Ombudsman de Montréal ne peut intervenir qu’à l’égard des situations qui relèvent de l’administration municipale de Montréal.
Sur le plan international, l’appellation d’« ombudsman » est la plus utilisée : cela découle probablement du fait que cette fonction a été créée sous ce vocable, il y a plus de 200 ans, dans la Constitution suédoise de 1809. Le mot « ombudsman » étant d’origine suédoise, il est non générique : on peut donc l’utiliser pour les titulaires féminins autant que masculins.
Les organismes qui regroupent les titulaires de ces fonctions utilisent généralement le terme « ombudsman » auquel ils associent des règles de gouvernance claires qu’il est important de respecter, pour assurer la crédibilité de la fonction : ces règles insistent, notamment, sur l’indépendance par rapport à l’administration concernée; le devoir d’impartialité; l’autonomie d’action et l’absence de subordination, etc.