Une citoyenne s’est adressée à l’Ombudsman de Montréal pour que son arrondissement améliore les conditions de consultation des documents publics qu’elle a le droit d’examiner, en vertu des lois d’accès à l’information.
La citoyenne se plaignait du fait que lorsqu’elle s’était présentée aux bureaux de l’arrondissement pour prendre connaissance de nombreux documents demandés, une chaise avait été mise à sa disposition, mais aucune table, ce qui avait rendu sa consultation desdits documents extrêmement difficile.
La citoyenne demandait que la salle de réunion généralement utilisée pour les rencontres entre les citoyens et les représentants des divers services de l’arrondissement soit mise à sa disposition afin qu’elle puisse y lire les documents demandés en toute quiétude.
Les représentants de l’arrondissement refusaient cette demande pour les raisons suivante:
- Ils ne disposent que d’une seule salle de réunion pour les rencontres avec les citoyens.
- L’arrondissement ne peut pas permettre à un citoyen de consulter en privé des documents municipaux originaux sans supervision. Or, pour assurer une telle supervision dans cette salle, il aurait dû y être assigné un employé municipal, entraînant soit une dépense «déraisonnable », soit un retard dans l’exécution du travail de cette personne.
Soulignons que dans la situation qui est à l’origine de cette demande, la quantité de documents demandés par la citoyenne était telle que l’arrondissement pouvait raisonnablement prévoir que la consultation prendrait des heures, voire des jours.
L’Ombudsman de Montréal a jugé que les motifs soumis par l’arrondissement pour ne pas permettre la consultation dans la salle de rencontre réservée aux citoyens sont raisonnables.
Malgré cette conclusion, l’Ombudsman de Montréal a quand même formulé l’avis que l’aménagement physique offert aux citoyens pour la consultation de documents dans cet arrondissement est inadéquat.
L’Ombudsman de Montréal a souligné que les conditions de consultation de documents doivent favoriser et faciliter cette consultation. C’est en effet un principe bien reconnu que l’organisme qui est tenu de donner accès à ses documents doit fournir, dans la mesure du possible, un aménagement adéquat.
Dans le cas présent, l’espace disponible au bureau d’accueil était extrêmement restreint. L’Ombudsman de Montréal a donc Recommandé que :
«Lorsque la consultation de documents municipaux risque d’être longue, l’arrondissement (…) prenne les mesures nécessaires pour fournir aux citoyens et citoyennes qui exercent leur droit de consulter des documents municipaux originaux, un environnement de consultation plus adéquat, comprenant au minimum une chaise et une table de consultation ;
Étant entendu qu’à cette fin :
- L’arrondissement (…) pourra en permettre la consultation dans un autre lieu que l’hôtel de ville (…), où les conditions de consultation sont favorables, où au minimum une chaise et une table seront disponibles pour le citoyen ou la citoyenne, et où une supervision sera possible par l’arrondissement, sans devoir assigner un employé à cette seule fin ;
- Cet autre lieu devra être facilement accessible et sur le territoire de l’arrondissement, sauf si le citoyen ou la citoyenne consent à un lieu hors de ce territoire ;
- Lorsque la quantité de documents à consulter le justifie, l’arrondissement pourra séparer les documents en lots d’une quantité « raisonnable », et offrir un accès étalé sur plusieurs jours, selon un horaire raisonnable, durant les heures habituelles d’affaires. »
L’arrondissement a confirmé qu’il acceptait cette Recommandation et qu’en plus, au cours de l’exercice 2006, il réaménagera son bureau d’accueil pour y installer une table et une chaise afin de faciliter la consultation sur place des documents qui ne sont pas trop volumineux.
