Au Québec, les renseignements personnels des individus sont protégés par deux lois différentes, selon qu’ils sont détenus par une entreprise privée (Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé) ou par un organisme public (Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels).
Ces lois encadrent notamment : la cueillette, la conservation, l’utilisation, la communication et la destruction des renseignements personnels.
L’organisme qui est chargé de veiller au respect de ces lois est la Commission d’accès à l’information du Québec.
Qu’est-ce qu’un « renseignement personnel » ?
Aux termes de ces deux lois, un renseignement personnel c’est « tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier ». La Commission ajoute que :
- Un renseignement personnel doit faire connaître quelque chose à quelqu’un (renseignement);
- Ce renseignement doit avoir un rapport avec une personne physique (la personne concernée); et
- Ce renseignement doit pouvoir permettre de distinguer cette personne par rapport à quelqu’un d’autre ou de l’identifier.
Une entreprise privée ou un organisme public qui recueille des renseignements sur une personne ne peut pas les divulguer sans avoir, au préalable, obtenu le consentement de cette personne. Cette obligation d’obtenir l’autorisation préalable comporte cependant quelques exceptions : par exemple, si la divulgation est faite en vue de prévenir un acte de violence.
L’accès à l’information :
En principe, toute personne a le droit d’être informée qu’un organisme public ou une entreprise privée détient des renseignements personnels la concernant. Elle a aussi droit d’y avoir accès.
Quels sont les organismes publics assujettis ?
Environ 2800 organismes publics, dont la Ville de Montréal, sont assujettis à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels:
La Commission tient à jour, sur son site Web, la « Liste des organismes assujettis et des responsables de l’application de la Loi sur l’accès ». Cette liste inclut:
- les ministères et organismes gouvernementaux;
- les municipalités et les organismes qui en relèvent, les communautés métropolitaines, les municipalités régionales de comté;
- les commissions scolaires, les établissements privés subventionnés, les cégeps, les universités;
- les centres hospitaliers, les centres d’accueil, les CLSC, les agences de développement de réseaux locaux de services de santé et de services sociaux et les centres jeunesse;
- les ordres professionnels dans la mesure prévus par le Code des professions.
Comment accéder à vos renseignements personnels ?
Votre demande doit être soumise par écrit. S’il s’agit d’un organisme public, elle doit être adressée à la personne désignée comme responsable de la protection des renseignements personnels au sein de cet organisme. S’il s’agit d’une entreprise privée, la demande doit être transmise à la personne qui exploite l’entreprise et qui détient le dossier.
Le coût :
En principe, l’accès à vos renseignements personnels est gratuit. Des frais raisonnables de transcription ou de reproduction peuvent, toutefois, être exigés.
Les délais :
Les délais pour fournir les renseignements demandés varient, selon que la demande d’accès est adressée à un organisme public ou à une entreprise privée.
Organisme public : Le responsable de la protection des renseignements personnels dispose d’au plus vingt (20) jours civils pour répondre. Ce délai peut être prolongé de dix (10) jours mais l’organisme doit vous aviser de ce délai supplémentaire. La Commission précise aussi que le délai pour répondre pourrait aussi être prolongé « si la demande vise un renseignement industriel, financier, commercial, scientifique, technique ou syndical fourni par un tiers ». Le responsable de l’accès peut, en effet, avoir à demander à ce tiers s’il consent ou non à ce que ce renseignement vous soit communiqué. Il doit alors vous informer de cette démarche auprès du tiers dans les vingt (20) jours civils de la réception de votre demande.
Entreprise privée : La personne doit répondre à votre demande dans les trente (30) jours de la date de sa réception. Si elle refuse d’y donner suite, les motifs de ce refus doivent vous être communiqués. L’absence de réponse dans ce délai équivaut à un refus.
Vos recours:
Si vous avez essuyé un refus ou que vous êtes insatisfait de la réponse, vous devez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.
La procédure s’appelle « Demande de révision », pour le secteur public, ou « Demande d’examen de mésentente », pour le secteur privé.
Votre demande doit être transmise à la Commission dans les trente (30) jours qui suivent la date de la décision ou de l’expiration du délai pour y répondre.
Saviez-vous que ?
Vous pouvez dénoncer tout manquement ou pratique suspecte portant sur la cueillette, la conservation, l’utilisation, la communication ou la destruction des renseignements personnels. La plainte, ou dénonciation, doit être signifiée à la Commission, par écrit.
L’Ombudsman de Montréal et vos renseignements personnels:
Le Règlement sur l’ombudsman prévoit que, dans le cadre de nos interventions et enquêtes, l’ombudsman et ses employés ont le droit de prendre connaissance et de faire des copies de tous les dossiers et registres et de tout autre document qu’ils jugent pertinent. Nous pouvons aussi exiger les renseignements, rapports et explications que nous jugeons nécessaires.
La Loi sur les cités et villes confirme également notre droit d’obtenir, de toute personne, tous les renseignements que nous jugeons nécessaires.
Nous sommes, cependant, tenus de protéger la confidentialité de ces renseignements, sauf dans la mesure requise pour traiter votre plainte.
Malgré toute loi générale ou spéciale, l’ombudsman, son personnel et les experts dont il retient les services ne peuvent pas être contraints, même par ordre de la Cour, de faire une déposition ayant trait à un renseignement obtenu dans l’exercice de leurs fonctions ou de produire un document contenant un tel renseignement.
Les dossiers de l’Ombudsman de Montréal sont également exclus des lois d’accès : par conséquent, personne ne peut demander l’accès aux informations contenues dans nos dossiers d’enquêtes.
Pour plus de détails sur l’accès à l’information, vous pouvez consulter le document suivant, sur le site de la Ville de Montréal.